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2010年7月21日 (水)

案件管理の はなし

ひとつ ふたつは いいけれど、みっつ三日月ハゲがある…

と始まる歌を幼少時によく、母親が歌っているのを聞いていたせいか(?)、ちかごろ頭髪が薄くなっている気がして、特段外見に拘る人間ではないのだが、なんせこの日差しでアタマが焼けて痛くなるのは勘弁願いたいから、帽子でもかぶったものかと思案している。

▽ えーと、何の話だったっけ?
 あぁ、そうだ。ひとつ、ふたつはいいのだが、いくつかの方面から似たような話を聞くとなると、やっぱり世間一般そういうことなんだろうかと少し心配になってきたりするので、ちょいと書いてみることにしようと。

■ 管理の話である。おもにお客様側の。
 と、ある知り合いの代理人の話。
 その代理人のクライアントの一社、どーもいっつも書類が行方不明だという話になるな、と思っていたら、驚いたことに(あるいは当然のことなのかも知れないが)、特許出願案件のファイルを、

一つにまとめてました

という話だったらしい。ようするに案件ごとにファイルを作るのではなくて、特許出願案件の書類を、案件に関わらず時系列に一つのフォルダに綴じていたという話だ。
 実をいえば類例をいくつかの方面から聞いていたので、

やっぱりよくある話なんだ

と、改めて感じた次第。

■ 特許出願案件の書類は、案件ごとに一つのフォルダや封筒に収める管理の方式が一番簡単である。

10072101

 発明者から「発明した」という報告があれば、案件を起こして「管理番号」として自社管理に便利な番号をつけておく。この番号はどういうものでもいい。例えば特許(Patent)を表すPに、自社始まって以来の案件の連番をつけて、P001, P002…とするのでもいい。または、案件が発生した年(今年なら10とか)とその年内での連番を付して、P10-001でもいい。とにかくこの管理番号を、フォルダのオモテに大きく書いて(図参照)、管理番号に対応する案件の書類はこのフォルダに放り込むことにしておく。また代理人との連絡の際には、必ずこの管理番号を使う(さらに出願時の整理番号として使うよう指示してもよいが、その場合は最大11桁までにしておく必要がある)。
 代理人側では代理人側の管理番号(IDとでも呼ぶ)を別途付与しているのが普通であるが、クライアントサイドの管理番号(CL管理番号とでも呼ぶ)が通知されれば、代理人はIDとCL管理番号とを関連づけて記録する。そして代理人からの報告等にも必ずこのCL管理番号がついてくる。従って、対応するフォルダ内の書類の最上に綴じれば、事件ごとに時系列に書類が並ぶことになる。

■ 国内優先や分割といった「子出願」が生じたときには、もととなった出願(親出願)のフォルダに、子出願の管理番号を記入しておく。また、子出願のフォルダには親出願の管理番号を記入しておく。記入例はいくつかあるが、例えば

 親管理番号  関 連  子管理番号
  P001    分 割   P003

のように関連を明確にしておくともっといい。一つの親出願から複数の子出願ができる場合もあるわけだから、フォルダは別にしておくのである。

■ 期限が生じた場合の対応方法もいろいろある。
 拒絶理由通知がきた、拒絶査定になった、登録査定がでた…など、次の手続までに期限が生じた場合には、「動いている案件」として、対応待ちの案件のフォルダとは別の棚に移動して管理する手がある。
 また、期限をでかでかと書いたペラ紙を用意して、フォルダの表面に貼り付けてもいい。この場合はペラ紙が簡単には剥離しないように、しかしながら終了後は剥離できるようにしておく。具体的にはステープラーで留めてしまう。こうしておいて期限有りの棚に置いておく。
 登録された商標みたいに更新期限までの期間が長いものは、更新年月別に仕切った棚を用意して、その棚の中に入れていく方法もある。無限に棚が必要そうに聞こえるかも知れないが、更新は10年毎(または5年毎というのもあるが)なので、この先10年分の仕切りがあればいい。つまり仕切りは最大120(10×12)程度のものである。プラスチックの板とか厚紙で仕切ればいいわけだから120といっても大したことは、実はない。

■ まぁほかにも、こういう管理もしておくと便利、という話もあるのだけれども、あんまり一度に書くとナンダから、とりあえずはここまでにしておこうとおもう。

 

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